Polityka transparentności

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

DEFINICJE

Administrator: Flyberry Ewa Sawicka, ul. Dojlidy Górne 72, 15-581 Białystok

Dane osobowe: wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do
zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych
czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną,
ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym
wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane olokalizacji, informacje
zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu
rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Polityka: niniejsza Polityka transparentności lub Polityka przetwarzania
danych osobowych.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe
przetwarzane są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal
Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.
PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą,
Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi
przepisami, w tym w szczególności z RODO i przewidzianymi w nich
zasadami przetwarzania danych.
Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności
zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o
celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy
sprzedaży towarów lub usług. Administrator dba o to, by dane były zbierane
tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez
okres, w jakim jest to niezbędne.
Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność
oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane
dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków
bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np.
„wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu
osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail:
info@coolturalnybialysto.pl

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył
procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom
upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na
wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania
organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na
danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby
uprawnione.
Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego
podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję
stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku,
gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność
stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie
konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu
bezpieczeństwa danych.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ
ADMINISTRATORA
Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna
W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub
drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy
lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji
są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której
dotyczy ta korespondencja.
Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art.
6 ust. 1 lit f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej
do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Administrator przetwarza jedynie dane osobowe relewantne dla sprawy,
której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w
sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych
oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
Kontakt telefoniczny
W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w
sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami,
możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to
niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w
takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO),

polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z
prowadzoną działalnością gospodarczą.
Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku, na
początku rozmowy przekazywana jest informacja w tym zakresie. Rozmowy
są rejestrowane w celu weryfikacji jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji
pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne
wyłącznie dla pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię
administratora.
Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:
w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za
pośrednictwem infolinii, w przypadku, gdy Administrator udostępnia
taką usługę – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność
przetwarzania do jej świadczenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów
obsługujących infolinię – podstawą prawną przetwarzania jest
uzasadniony interes Administratora(art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający
na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów i
interesantów.

Rekrutacja
W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator oczekuje przekazywania
danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym
w przepisach prawa pracy. W związku z tym, nie należy przekazywać
informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą
zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, nie będą one wykorzystywane ani
uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
Dane osobowe są przetwarzane:
w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa,
związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu
pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący
na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami
Kodeksu pracy);
w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych
niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych
procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda
(art. 6 ust. 1 lit a RODO);
w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony
przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych
jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f
RODO).
Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem
innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej
umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe
informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie
zawierania umowy.
Zbieranie danych w innych przypadkach
W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe
także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na
eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach
związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych.
Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes
Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na tworzeniu sieci
kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w
celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią
ochronę.

ODBIORCY DANYCH
W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych
osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w
szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów
informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV), podmiotom świadczącym
usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym. Dane są
też ujawniane podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z
jego grupy kapitałowej.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji
dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom
trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o
odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego
prawa.

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR
GOSPODARCZY
Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem
Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo
europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza
EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego
stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
współpracę z podmiotami, przetwarzającymi dane osobowe w
państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja
Komisji Europejskiej;
stosowanie standardowych klauzul umownych, wydanych przez
Komisję Europejską;
stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez
właściwy organ nadzorczy;

w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami
uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield),
zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych
poza EOG na etapie ich zbierania.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju
świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może
także wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę
przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie
uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa –
dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do
zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli
przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej
wycofania. W przypadku gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność
do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej
rozwiązania.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy
przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed
ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w
zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu
przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH
OSOBOWYCH
Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej
podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje
informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i
podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych,
podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator
przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby
zgłaszającej żądanie;
Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać
ewentualne niezgodności, lub błędy przetwarzanych danych
osobowych, oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać
usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do
realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego
żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych
osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której

dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami
retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania
danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego,
zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w
jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną
zgodą, Administrator wyda dane dostarczone przez osobę, której one
dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer.
Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu
podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie
techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i tego
innego podmiotu;
Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach
marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie
sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach
marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych –
osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się
przetwarzaniu danych osobowych na podstawie uzasadnionego
interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych
lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym
zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
Prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie
wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w
dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem
przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody.
Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych
osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące
ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć
skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw
Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:
drogą e-mailową na adres: info@coolturalnybialystok.pl
Wniosek powinien w miarę możliwości precyzyjnie wskazywać, czego
dotyczy żądanie, tj. w szczególności:
z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np.
prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.);
jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. korzystanie z
określonej usługi, aktywność w określonym serwisie internetowym,
otrzymywanie newslettera zawierającego informacje handlowe na
określony adres email, itp.);
jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele marketingowe,
cele analityczne, itp.).

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub
zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie,
zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika
(np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych, Administrator
zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej
przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co
istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.
Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego
otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator
informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został
złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w
formie elektronicznej.
Zasady pobierania opłat
Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą
zostać pobrane jedynie w przypadku:
zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych
(pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator
może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł.
Powyższa opata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją
żądania.
zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle
częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku,
Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł.
Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty
związane z podjęciem żądanych działań.
W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane
dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych.

ZMIANY POLITYKI TRANSPARENTNOŚCI
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
Dniem wejścia w życie aktualnej Polityki jest dzień 25 maja 2018 roku.